Last updated: 4 December 2025
1. Introduction
Int’l BUSINESS TAILOR Co., Ltd. and Int’l BUSINESS TAILOR Certified Administrative Procedures Legal Specialist Office (collectively “we”, “us” or “our”) are committed to protecting the privacy and personal information of our clients, prospective clients, website visitors and other individuals whose data we handle.
This Privacy Policy explains how we collect, use, disclose, transfer and protect personal information in connection with:
・our main website and any related microsites (the “Website”)
・our newsletters, publications and online content
・our consulting, visa, licensing and cross-border compliance services
・our business contacts, vendors and recruitment activities
We act as:
・a “business operator handling personal information” under the Act on the Protection of Personal Information of Japan (“APPI”)
・a “controller” under the EU General Data Protection Regulation (“GDPR”) and the UK GDPR, where these laws apply
・a “business” under the California Consumer Privacy Act as amended by the California Privacy Rights Act (“CCPA/CPRA”), where these laws apply
This Privacy Policy is for information purposes only and is not intended to create any contractual rights or obligations.
2. Who we are
・Int’l BUSINESS TAILOR Co., Ltd. – a Japanese corporation providing international business, visa, licensing and cross-border compliance consulting.
・Int’l BUSINESS TAILOR Certified Administrative Procedures Legal Specialist Office – a Japanese “Gyoseishoshi” office providing preventive legal advice, preparation of applications and representation before administrative authorities within the limits of Japanese law.
Unless we explain otherwise, we are responsible for the processing of your personal information for the purposes described in this Privacy Policy.
3. Contact details
If you have any questions about this Privacy Policy or about how we handle personal information, please contact us at:
・Email: info@intl-business-tailor.com
・Postal address: 9F, Job Kita Building, 20-1 Minami 1-jo Nishi 6-chome Chuo-ku, Sapporo, Hokkaido, 060-0061 JAPAN
・Contact form: https://intl-business-tailor.com/contact-us/
If you are located in the EEA/UK or in California, you may also use these contact details to exercise the rights described in sections 11 and 12 below.
4. Scope of this Privacy Policy
This Privacy Policy applies to personal information that we process in connection with:
・visits to and use of our Website
・subscriptions to our newsletters, publications, alerts and event invitations
・the provision of our services to clients and prospective clients
・our business relationships with suppliers, partners and professional contacts
・our recruitment and talent-management activities
This Privacy Policy does not apply to:
・third-party websites or services that may be linked from our Website
・personal information that we process solely on behalf of a client as a processor / service provider under a separate contract (in that case, the client’s privacy notice will apply)
5. Personal information we collect
Depending on your relationship with IBTL, we may collect the following categories of personal information:
(1) Identification and contact details
Name, title, position, organisation, postal address, email address, telephone number, nationality, and similar contact information.
(2) Client and matter information
Information necessary to provide our services, such as:
・passport details, visa/residence status, date of birth, family information
・employment history, education history, professional qualifications
・corporate registration information, shareholding information, investment plans
・records of communications, instructions and documents you provide to us
(3) Website and technical data
・IP address, device identifiers, browser type, operating system
・access logs, pages visited, time and duration of visits
・cookie identifiers and similar online identifiers (see section ８ below)
(4) Marketing and events data
・subscriptions and marketing preferences
・responding to surveys and feedback forms
・event registrations, participation records, dietary preferences (where relevant)
(5) Vendor and business-partner information
・contact details of vendors and partners
・billing, bank account and payment information
・records of contracts, invoices and correspondence
(6) Recruitment data
・CVs/resumes, academic and professional history
・references, interview notes and assessment results
・other information you choose to provide in connection with applications
We generally do not seek to collect “special category” or sensitive personal data (such as health information, religious beliefs, trade-union membership, etc.) except where necessary for specific legal or service-related purposes and permitted by applicable law.
6. How we collect personal information
We may collect personal information:
・directly from you (for example, when you contact us, request a consultation, subscribe to a newsletter, attend an event, or apply for a position)
・from our clients and their representatives, where your information is relevant to a matter on which we are engaged
・from publicly available sources (company registers, professional networking sites, official gazettes, etc.)
・from business partners, referral sources and professional advisers
・automatically, through cookies and similar technologies when you use the Website
When you provide personal information about another individual (for example, a family member, employee, director or guarantor), you are responsible for ensuring that you have the authority to do so and that the individual is informed of this Privacy Policy.
7. Purposes and legal bases for processing
We process personal information only to the extent permitted by applicable data protection laws. The main purposes and corresponding legal bases are:
(1) Providing services to clients
・to respond to enquiries and requests
・to perform conflict checks and client onboarding
・to provide visa, licensing, compliance and consulting services
・to manage client relationships, billing and payments
Legal bases:
・performance of a contract or taking steps at your request before entering into a contract (GDPR/UK GDPR Article 6(1)(b))
・our legitimate interests in providing and managing professional services and in operating our business (Article 6(1)(f))
・compliance with legal obligations under Japanese, EU, UK, US or other applicable law (Article 6(1)(c); APPI)
(2) Operating our Website, IT systems and security
・to operate, maintain and improve the Website and our IT infrastructure
・to prevent unauthorised access, fraud and abuse
・to generate aggregated statistics on Website use
Legal bases:
・our legitimate interests in operating, securing and improving our Website and services
・where required by law, your consent to the use of certain cookies or similar technologies
(3) Marketing, publications and events
・to send you newsletters, alerts, publications and invitations that may be of interest
・to manage subscriptions and preferences
・to organise seminars, webinars and other events
Legal bases:
・your consent (where required under applicable law, for example for certain types of electronic marketing)
・our legitimate interests in promoting our services and maintaining business relationships
You may opt out of marketing communications at any time by following the unsubscribe instructions in our emails or by contacting us.
We do not carry out direct marketing on behalf of third parties for the purpose of promoting their products or services.
Nor do we sell, rent or otherwise make personal information available to third parties for their own direct marketing purposes.
(4) Managing business relationships and vendors
・to manage relationships with suppliers, translators, IT providers and other business partners
・to negotiate and perform contracts
・to process payments and maintain accounting records
Legal bases:
・performance of a contract and taking pre-contractual steps
・our legitimate interests in managing our business and ensuring efficient procurement
・compliance with legal obligations (for example, tax and accounting)
(5) Recruitment and HR-related activities
・to process job applications and assess suitability
・to conduct interviews and communicate with candidates
・to maintain a talent pool where permitted
Legal bases:
・your consent (for example, to keep your details on file for future opportunities)
・our legitimate interests in recruiting and managing personnel
・compliance with labour and employment laws
(6) Compliance and risk management
・to comply with obligations relating to anti-money laundering, sanctions, anti-bribery and other regulatory requirements
・to respond to lawful requests and legal process
・to establish, exercise or defend legal claims
Legal bases:
・compliance with legal obligations
・our legitimate interests in protecting our rights, property and clients
We do not use personal information for purposes that are materially different from those described in this Privacy Policy without informing you and, where required, obtaining your consent or relying on another valid legal basis.
8. Cookies and similar technologies
Our Website uses cookies and similar technologies to:
・enable basic functionality and security
・understand how visitors use the Website
・improve the user experience and our content
Details of the cookies we use, their purposes and how you can manage your preferences are set out in our separate Cookies Policy, which should be read together with this Privacy Policy. Where required by law, we will obtain your consent before placing non-essential cookies.
9. Sharing of personal information
We may share personal information with:
・Our entities – between Int’l BUSINESS TAILOR Co., Ltd. and Int’l BUSINESS TAILOR Certified Administrative Procedures Legal Specialist Office, to the extent necessary for the purposes described above and in accordance with professional and confidentiality obligations
・service providers – including IT and cloud service providers, translation and interpretation providers, accountants, auditors, banks and other professional advisers, who process personal information on our instructions and are bound by confidentiality and data-protection obligations
・clients and counterparties – where reasonably necessary for the performance of our services (for example, submissions to immigration authorities, licensing bodies or other public authorities, and communications with counterparties)
・public authorities, regulators and courts – where required to do so by law or in order to protect our rights, our clients or others
・business transferees – in connection with any restructuring, merger, transfer or other disposition of all or part of our business or assets, subject to appropriate safeguards
We do not sell personal information to third parties and we do not share personal information for cross-context behavioural advertising within the meaning of the CCPA/CPRA.
10．International data transfers
10.1 General
Because we operate in Japan and may use service providers located in other jurisdictions, personal information may be transferred to and processed in countries that may not provide the same level of data protection as the country in which you are located.
In all cases, we take steps to ensure that any international transfers comply with applicable data protection laws and that your personal information remains protected. These steps may include data minimisation, access controls, security measures and contractual safeguards with our service providers.
10.2 Transfers from the EEA and the UK
Where we transfer personal information from the European Economic Area (“EEA”) or the United Kingdom to Japan, we rely on the adequacy decisions adopted by the European Commission and the UK government for Japan, where applicable.
Where we transfer personal information from the EEA or the UK to countries that do not benefit from an adequacy decision (for example, where we use cloud or analytics providers based in other jurisdictions), we use appropriate safeguards such as the standard contractual clauses and their UK equivalents, or rely on another lawful transfer mechanism recognised under applicable law.
10.3 Users accessing from mainland China
For users accessing our Website from mainland China, we apply a strict minimisation approach. In particular, we configure our Website so that analytics and advertising technologies that would result in cross-border transfers of personal data from mainland China are not loaded. As a result, certain analytics or marketing functions that are available in other regions may not be available for users in mainland China.
10.4 Users in the Republic of Korea
For users in the Republic of Korea, we handle cross-border transfers of personal information in line with the principles of the Korean Personal Information Protection Act. Where we transfer personal information to service providers located outside Korea, we ensure that appropriate safeguards are in place and that you are informed of the key details of such transfers to the extent required by applicable law.
10.5 Users in Canada
For users in Canada, we comply with applicable Canadian privacy laws, including the Personal Information Protection and Electronic Documents Act (PIPEDA) and relevant provincial legislation. Where your personal information is transferred to service providers in other countries, we remain responsible for the information and ensure that it is protected with a level of security appropriate to the sensitivity of the data. We will provide additional information about our use of overseas service providers when required by Canadian law.
11. Your rights under EU/UK data protection law
Where the GDPR or the UK GDPR applies to our processing of your personal information, you have the following rights, subject to the conditions and exceptions set out in those laws:
・Right of access – to obtain confirmation of whether we process your personal data and to receive a copy of that data and related information.
・Right to rectification – to have inaccurate personal data corrected and incomplete data completed.
・Right to erasure – to request deletion of your personal data in certain circumstances (“right to be forgotten”).
・Right to restriction – to request that we restrict processing of your personal data in certain circumstances.
・Right to data portability – to receive certain personal data in a structured, commonly used and machine-readable format and to have that data transmitted to another controller, where technically feasible.
・Right to object – to object to processing based on our legitimate interests or for direct marketing.
・Right to withdraw consent – where we rely on your consent, you may withdraw it at any time. This will not affect the lawfulness of processing based on consent before its withdrawal.
If you wish to exercise any of these rights, please contact us using the details in section ３. We may need to verify your identity before responding. You also have the right to lodge a complaint with your local data protection authority.
12. Your rights under Japanese law (APPI)
Where the APPI applies, you may have the following rights in relation to “retained personal data”:
・Right to request disclosure of retained personal data and records of third-party provision
・Right to request correction, addition or deletion where the data is inaccurate
・Right to request cessation of use or deletion where the data is handled in violation of the APPI or is no longer necessary
・Right to request cessation of provision to third parties in certain circumstances
Requests will be handled in accordance with the APPI and related regulations. We may ask you to provide information necessary to confirm your identity and to locate the relevant records.
13. Additional information for California residents
If you are a resident of California and the CCPA/CPRA applies to IBTL’s processing of your personal information, you have the following rights regarding “personal information” as defined in those laws:
・Right to know – to request that we disclose the categories and specific pieces of personal information we have collected about you, the sources of that information, the purposes of collection, and the categories of third parties to whom we disclose it.
・Right to delete – to request that we delete personal information we have collected from you, subject to certain exceptions.
・Right to correct – to request that we correct inaccurate personal information about you.
・Right to opt-out of sale or sharing – to direct us not to sell or share your personal information (we currently do not sell or share personal information as those terms are defined in the CCPA/CPRA).
・Right to limit use and disclosure of sensitive personal information – where we process “sensitive personal information” as defined by law.
・Right to non-discrimination – we will not discriminate against you for exercising your CCPA/CPRA rights.
To exercise these rights, or to authorise an agent to act on your behalf, please contact us using the details in section ３. We will verify your request in accordance with applicable law.
14. Data retention
We retain personal information only for as long as necessary for the purposes for which it was collected, including for the purposes of satisfying any legal, regulatory, accounting or reporting requirements.
Retention periods are determined by factors such as:
・the nature and sensitivity of the information
・the potential risk of harm from unauthorised use or disclosure
・the purposes for which we process the information
・applicable legal or regulatory retention requirements (for example, professional record-keeping obligations, tax and commercial laws, or limitation periods for legal claims)
When personal information is no longer required, we will securely delete or anonymise it, unless we are required by law to retain it for a longer period.
15. Security
We take appropriate technical and organisational measures to protect personal information against accidental or unlawful destruction, loss, alteration, unauthorised disclosure or access. These measures include:
・access controls and authentication procedures
・use of secure networks and encryption where appropriate
・regular monitoring and testing of our systems
・internal policies, training and confidentiality obligations for personnel
However, no method of transmission over the internet or method of electronic storage is completely secure, and therefore we cannot guarantee absolute security.
16. Children’s privacy and minor dependents
Our Website and services are primarily directed to adults (such as company owners, managers, and parents or legal guardians), and we do not knowingly offer our services directly to children under the age of 16.
However, in the course of providing immigration and visa services, we may process personal information of minor dependants, including children under the age of 16, where:
・our client is the parent or legal guardian of the child; and
・the parent or legal guardian provides the child’s personal information to us for the purpose of preparing and submitting visa or residence-related applications, or related procedures.
In such cases:
・we rely on the parent or legal guardian to act on behalf of the child and to ensure that the child is informed of our handling of their personal information to the extent appropriate for the child’s age and understanding;
・we use the child’s personal information only as necessary for the immigration and related services requested by the parent or legal guardian, or as required by applicable laws; and
・we do not knowingly use children’s personal information for direct marketing or for offering services directly to the child.
If we become aware that we have collected personal information directly from a child in violation of applicable laws without the involvement of a parent or legal guardian, we will take appropriate steps to delete that information or to obtain proper authorization.
17. Changes to this Privacy Policy
We may update this Privacy Policy from time to time, for example to reflect changes in our practices, in applicable laws or in our services.
When we make material changes, we will indicate the date of the latest revision at the top of this page and, where appropriate, provide additional notice (such as a banner on the Website or direct notification).
We encourage you to review this Privacy Policy periodically to stay informed about how we handle personal information.
PRIVACY POLICY（プライバシーポリシー） 日本語版
１．はじめに
Int’l BUSINESS TAILOR 株式会社および Int’l BUSINESS TAILOR 行政書士国際手続事務所（総称して「当事務所」といいます。）は、クライアント、見込クライアント、ウェブサイト利用者その他、当方が取扱う個人情報に関わる全ての方のプライバシーおよび個人情報の保護に努めます。
本プライバシーポリシーは、当事務所が以下に関連して個人情報をどのように収集・利用・開示・移転・保護するかについて説明するものです。
・当事務所の主たるウェブサイトおよび関連マイクロサイト（総称して「本ウェブサイト」といいます。）
・ニュースレター、各種刊行物およびオンラインコンテンツ
・コンサルティング、在留資格・許認可関連業務およびクロスボーダー・コンプライアンスサービス
・当事務所のビジネス上の連絡先、取引先および採用活動に関する情報
当事務所は、適用される範囲において、以下の立場で個人情報を取扱います。
・日本の「個人情報の保護に関する法律」（以下「個人情報保護法」といいます。）上の「個人情報取扱事業者」
・EU一般データ保護規則（「GDPR」）および英国GDPR上の「管理者（controller）」
・カリフォルニア州消費者プライバシー法（California Consumer Privacy Act）および同法を改正する California Privacy Rights Act（総称して「CCPA/CPRA」といいます。）上の「事業者（business）」
本プライバシーポリシーは、情報提供のみを目的とするものであり、本プライバシーポリシーにより、新たな契約上の権利義務を創設することを意図するものではありません。
２．当事務所について
・Int’l BUSINESS TAILOR 株式会社
国際ビジネス、在留資格、許認可およびクロスボーダー・コンプライアンスに関するコンサルティングを提供する日本法人です。
・Int’l BUSINESS TAILOR行政書士国際手続事務所
日本の行政書士法に基づき設立された行政書士事務所であり、日本法の範囲内において、予防法務に関する助言、申請書類等の作成および行政機関に対する手続代理を行います。
特に断りのない限り、本プライバシーポリシーに記載する個人情報の取扱いについては、当事務所がその管理責任を負うものとします。
３．連絡先
本プライバシーポリシーの内容、または当事務所による個人情報の取扱いに関してご質問やご懸念がある場合は、下記までご連絡ください。
・E-mail：info@intl-business-tailor.com
・郵送先住所：〒060-0061 北海道札幌市中央区南１条西６丁目20-1 ジョブキタビル９Ｆ
・お問い合わせフォーム：https://intl-business-tailor.com/contact-us/ （注：英文のお問い合わせフォームです。）
欧州経済領域（EEA）／英国またはカリフォルニア州に所在する方は、本プライバシーポリシー第１１条および第１２条に記載する権利を行使する場合にも、上記の連絡先をご利用いただけます。
４．本プライバシーポリシーの適用範囲
本プライバシーポリシーは、当事務所が次の場面において取扱う個人情報に適用されます。
・本ウェブサイトへのアクセスおよび利用
・ニュースレター、各種刊行物、アラート、イベント案内等へのご登録・ご購読
・クライアントおよび見込クライアントに対する各種サービスの提供
・サプライヤー、提携先および専門家等とのビジネス上の関係
・採用活動および人材管理に関する活動
本プライバシーポリシーは、次の事項には適用されません。
・本ウェブサイトからリンクされる第三者のウェブサイトまたはサービス
・別途締結された契約に基づき、当事務所がクライアントの委託を受けて処理する個人情報（この場合は、クライアント側のプライバシーポリシーまたはプライバシー通知が適用されます。）
５．取得する個人情報
当事務所との関係の類型に応じて、当事務所はおおむね次の種類の個人情報を取得することがあります。
（１）識別情報および連絡先情報
氏名、肩書、役職、所属組織名、住所、メールアドレス、電話番号、国籍その他これらに類する連絡先情報。
（２）クライアントおよび案件に関する情報
当事務所のサービス提供に必要となる、次のような情報を含みます。
・旅券（パスポート）に関する情報、在留資格・在留状況、生年月日、家族に関する情報
・職歴、学歴、保有資格等の情報
・法人登記情報、株主構成に関する情報、投資計画等の情報
・当事務所とのやり取りの記録、指示内容、利用者から提供された書類その他の情報
（３）ウェブサイトおよび技術的データ
・IPアドレス、端末識別子、ブラウザの種類、オペレーティングシステム
・アクセスログ、閲覧したページ、アクセス日時および滞在時間
・Cookie識別子その他これに類するオンライン識別子（詳細は第８条をご参照ください。）
（４）マーケティングおよびイベントに関するデータ
・配信登録状況、マーケティングに関するご希望・設定
・アンケート・フィードバックフォームへの回答内容
・イベントの参加登録・参加記録、飲食に関するご希望（必要な場合に限ります。）
（５）取引先・ビジネスパートナーに関する情報
・取引先および提携先の担当者の連絡先情報
・請求・支払に関する情報（銀行口座情報等を含みます。）
・契約書、請求書および関連するやり取りの記録
（６）採用に関する情報
・履歴書・職務経歴書等に記載された学歴・職歴等の情報
・推薦書、面接記録、評価結果
・採用応募に関連して応募者が任意に提供するその他の情報
当事務所は、一般に、健康に関する情報、宗教上の信条、労働組合への加盟状況その他の「要配慮情報」又はセンシティブな個人情報を取得することを目的とするものではありません。ただし、特定の法的義務又はサービス提供上の必要性があり、かつ適用法令により認められる場合には、この限りではありません。
６．個人情報の取得方法
当事務所は、主として次のような方法により個人情報を取得することがあります。
・利用者が当事務所に直接提供する場合 例：お問い合わせ、相談のご依頼、ニュースレター登録、イベント参加、採用応募等の際
・当事務所が受任している案件に関連して、クライアント又はその代理人から提供される場合（その案件に関連して利用者の情報が必要となる場合を含みます。）
・公開情報源から取得する場合 例：商業登記簿、公的な名簿、専門職向けSNS、官報その他の公表資料
・ビジネスパートナー、紹介者、外部専門家等から提供される場合
・利用者が本ウェブサイトを利用する際に、Cookieその他の類似技術を通じて自動的に取得される場合
利用者が、家族、従業員、役員、保証人その他の第三者に関する個人情報を当事務所に提供する場合、利用者は、当該情報を当事務所に提供する権限を有していること、および当該第三者に対し本プライバシーポリシーの内容について適切な説明を行う責任を負うものとします。
７．個人情報を利用する目的および法的根拠
当事務所は、適用されるデータ保護法令で認められる範囲内でのみ個人情報を取扱います。主な利用目的と、それに対応する法的根拠は次のとおりです。
（１）クライアントへのサービス提供
・お問い合わせ・ご依頼への対応
・利益相反チェックおよびクライアント受任手続（オンボーディング）の実施
・在留資格、許認可、コンプライアンスおよびコンサルティング業務の提供
・クライアントとの関係管理、請求・支払等の管理
【法的根拠】
・契約の履行または契約締結前における本人の要請に基づく措置（GDPR／UK GDPR 第6条1項(b)号）
・専門サービスの提供・管理および事業運営に関する当方の正当な利益（GDPR／UK GDPR 第6条1項(f)号）
・日本法、EU法、英国法、米国法その他の適用法令上の義務の履行（GDPR／UK GDPR 第6条1項(c)号、個人情報保護法 等）
（２）本ウェブサイト、ITシステムおよびセキュリティの運用
・本ウェブサイトおよび当方のITインフラの運営・維持・改善
・不正アクセス、詐欺行為、濫用等の防止
・本ウェブサイト利用状況に関する統計情報の作成（集計・分析）
【法的根拠】
・本ウェブサイトおよびサービスの運営・保護・改善に関する当方の正当な利益
・法令上必要とされる場合には、特定のCookieその他類似技術の利用に関する本人の同意
（３）マーケティング、刊行物およびイベント
・ニュースレター、アラート、刊行物、イベント等のご案内の送付
・配信登録および配信設定の管理
・セミナー、ウェビナーその他イベントの企画・運営
【法的根拠】
・適用法令上必要とされる範囲における、本人の同意（例：特定の種類の電子的マーケティング）
・当事務所のサービスの周知・マーケティングおよびビジネス関係の維持に関する当方の正当な利益
マーケティングに関するメールの受信を希望されない場合は、当事務所から送信するメールに記載の配信停止手続に従うか、または本プライバシーポリシー第３条記載の連絡先までご連絡いただくことで、いつでも配信停止（オプトアウト）を行うことができます。
当事務所は、第三者の製品・サービスの販売促進のために、第三者に代わってダイレクトマーケティングを行うことはありません。また、第三者によるダイレクトマーケティング目的で個人情報の販売または貸与を行うこともありません。
（４）ビジネス関係および取引先管理
・サプライヤー、翻訳者、ITベンダーその他ビジネスパートナーとの関係管理
・契約交渉および契約の履行
・支払処理および会計記録の管理
【法的根拠】
・契約の履行および契約締結前の措置
・当事務所の事業運営および効率的な調達・外部委託管理に関する正当な利益
・税務・会計その他の法令遵守のための義務の履行
（５）採用および人事関連活動
・採用応募の受付および候補者の適格性の評価
・面接の実施および候補者との連絡
・法令により認められる範囲での人材プールの管理
【法的根拠】
・将来の採用機会のために応募情報を保管すること等に関する本人の同意
・人材の採用および人事管理に関する当事務所の正当な利益
・労働法・雇用関連法令に基づく義務の履行
（６）コンプライアンスおよびリスク管理
・マネー・ローンダリング対策、制裁規制、反贈賄規制その他の法令・規制上の義務の履行
・適法な要求・照会および法的手続への対応
・法的請求権の確立・行使または防御
【法的根拠】
・各種法令上の義務の履行
・当事務所およびクライアントの権利・財産・安全を保護することに関する当方の正当な利益
当事務所は、本プライバシーポリシーに記載した目的と実質的に異なる目的のために個人情報を利用することはありません。新たな目的で利用する必要が生じた場合には、その旨を適切に通知し、必要に応じて本人の同意を取得するか、その他の適法な法的根拠に基づいて利用します。
８．Cookieおよび類似技術
当事務所の本ウェブサイトでは、次の目的のためにCookieその他の類似技術を利用することがあります。
・基本的な機能およびセキュリティの確保
・本ウェブサイトの利用状況の把握
・ユーザー体験およびコンテンツの改善
当事務所が利用するCookieの種類、その利用目的および利用者による設定方法・管理方法の詳細については、別途定めるCookieポリシーに記載しています。本プライバシーポリシーと併せてご確認ください。法令により必要とされる場合には、必須ではないCookieを端末に保存する前に、利用者の同意を取得します。
９．個人情報の共同利用・提供
当事務所は、必要な範囲で、個人情報を次の相手方と共有することがあります。
・当事務所内部の関連主体 ー 上記 Int’l BUSINESS TAILOR 株式会社 および Int’l BUSINESS TAILOR 行政書士国際手続事務所の間で、上記各条に定める目的の達成に必要な範囲内で、かつ専門家としての守秘義務および機密保持義務に従い、個人情報を共同して取扱うことがあります。
・サービス提供事業者 ー IT・クラウドサービス事業者、翻訳・通訳事業者、会計士・税理士・監査人、金融機関その他の専門家・外部アドバイザー等で、当事務所の指示に基づき個人情報を取り扱い、契約上の守秘義務およびデータ保護義務を負う者を含みます。
・クライアントおよび取引の相手方 ー 当事務所のサービス提供に合理的に必要な範囲で共有する場合があります（例：入管当局、許認可官庁その他の公的機関への書類提出や連絡、取引相手方との連絡等）。
・公的機関、規制当局および裁判所 ー 法令に基づき開示が義務付けられる場合、または当事務所、クライアント若しくは第三者の権利・利益・安全を保護するために必要と判断される場合。
・事業譲渡等の関係者 ー 事業再編、合併、会社分割、事業・資産の譲渡その他これに類する取引に関連して、適切な保護措置を講じたうえで個人情報を移転する場合があります。
当事務所は、個人情報を第三者に「販売」することはありません。また、CCPA／CPRAにおける「クロスコンテキスト行動ターゲティング広告」に該当する目的で個人情報を共有することはありません。
１０．国際的データ移転
１０.１ 一般事項（General）
当事務所は日本で業務を行い、他国に所在するサービスプロバイダーを利用する場合があります。このため、お客様の所在地とは異なり、お客様の所在国と同等のデータ保護水準が確保されていない可能性のある国において、個人情報が移転され、取扱われる場合があります。
いずれの場合にも、当事務所は、国際的なデータ移転が適用されるデータ保護法令を順守する形で行われるよう努めるとともに、お客様の個人情報が引き続き保護されるよう配慮します。具体的には、データの最小化、アクセス制御、安全管理措置、サービスプロバイダーとの契約上の保護措置などを講じることがあります。
１０.２ EEAおよび英国からの移転
当事務所が欧州経済領域または英国から日本へ個人情報を移転する場合、日本に対する欧州委員会および英国政府による適合性認定が適用される範囲において、当該適合性認定に依拠します。
また、EEAまたは英国から、適合性認定が行われていない国（たとえば、他国に所在するクラウドサービスプロバイダーや解析サービスプロバイダーを利用する場合）へ個人情報を移転する場合には、標準契約条項（Standard Contractual Clauses）やその英国版に相当する契約条項などの適切な保護措置を利用するか、その他の適用法令上認められた正当な移転メカニズムに依拠します。
１０.３ 中国本土からアクセスする利用者
中国本土から当事務所のウェブサイトにアクセスする利用者について、当事務所は厳格なデータ最小化の方針を適用します。特に、中国本土から個人情報が国境を越えて移転される結果となるような解析技術や広告関連技術が読み込まれないよう、当事務所のウェブサイトを設定します。その結果として、他の地域では利用可能な一部の解析機能やマーケティング機能が、中国本土の利用者には提供されない場合があります。
１０.４ 韓国の利用者
韓国の利用者について、当事務所は、韓国の個人情報保護法（Personal Information Protection Act）の原則に沿って国境を越える個人情報の移転を取扱います。当事務所が韓国外に所在するサービスプロバイダーに個人情報を移転する場合には、適切な保護措置が講じられていることを確認するとともに、適用法令により求められる範囲で、当該移転に関する主要な情報を利用者に通知します。
１０.５ カナダの利用者
カナダの利用者について、当事務所は、カナダの個人情報保護関連法令（Personal Information Protection and Electronic Documents Act（PIPEDA）および関連する州法を含みます）を順守します。お客様の個人情報を他国に所在するサービスプロバイダーへ移転する場合であっても、当事務所は当該個人情報について引き続き責任を負い、その感受性の程度に応じた適切な安全管理が確保されるようにします。カナダの法令により求められる場合には、当事務所が海外のサービスプロバイダーをどのように利用しているかについて、追加の情報を提供します。
１１．EU／英国におけるデータ保護法上の権利
当事務所による個人情報の取扱いに対し、GDPRまたは英国GDPRが適用される場合、利用者は、これらの法令に定められた条件および例外の範囲内で、次の権利を有します。
・アクセス権（Right of access） ー 当事務所が利用者の個人データを取扱っているか否かの確認を求め、その写しおよび関連情報の提供を求める権利。
・訂正権（Right to rectification） ー 不正確な個人データの訂正を求め、不完全なデータの補完を求める権利。
・消去権（Right to erasure） ー 一定の場合に、利用者の個人データの削除を求める権利（いわゆる「忘れられる権利」）。
・処理制限権（Right to restriction of processing） ー 一定の場合に、利用者の個人データの取扱いの停止または制限を求める権利。
・データポータビリティ権（Right to data portability） ー 一定の個人データについて、構造化され、一般的に利用され、機械可読な形式で当事務所から受領し、技術的に可能な場合には、そのデータを他の管理者に移転させることを求める権利。
・異議申立権（Right to object） ー 当事務所の正当な利益に基づく取扱いまたはダイレクトマーケティング目的の取扱いに対し、異議を述べる権利。
・同意撤回権（Right to withdraw consent） ー 当事務所が利用者の同意を法的根拠として個人データを取扱う場合、その同意をいつでも撤回する権利。同意の撤回前に行われた処理の適法性には影響しません。
これらの権利を行使したい場合は、本プライバシーポリシー第３条記載の連絡先までご連絡ください。対応に際して、本人確認のため追加情報のご提供をお願いする場合があります。
また、利用者は、ご自身の居住地、勤務先または GDPR／英国GDPRの違反があったと考えられる場所を管轄するデータ保護当局に対して、不服申し立て（苦情申立て）を行う権利も有しています。
１２．日本法（個人情報保護法）に基づく権利
個人情報の保護に関する法律（「個人情報保護法」）が適用される場合、利用者は、同法上の「保有個人データ」に関して、次の権利を有します。
・保有個人データおよび第三者提供記録の開示を求める権利
・保有個人データの内容が事実と異なる場合に、その訂正、追加又は削除を求める権利
・個人情報保護法に違反して取扱われている場合、又は利用目的の達成に必要でなくなった場合に、その利用の停止または消去を求める権利
・一定の場合に、第三者への提供の停止を求める権利
これらのご請求は、個人情報保護法および関連法令に従って取り扱います。対応にあたっては、本人確認および該当する記録の特定のために、必要な情報のご提供をお願いする場合があります。
１３．カリフォルニア州居住者の方への追加情報
利用者がカリフォルニア州の居住者であり、かつ当事務所による個人情報の取扱いについて CCPA／CPRA が適用される場合、利用者は、これらの法令で定義される「個人情報」に関して、次の権利を有します。
・「知る権利（Right to know）」 ー 当事務所が収集した利用者に関する個人情報のカテゴリおよび具体的内容、その取得元、利用目的、当該情報を開示した第三者のカテゴリについて、開示を求める権利。
・「削除を求める権利（Right to delete）」 ー 一定の例外を除き、当事務所が利用者から収集した個人情報の削除を求める権利。
・「訂正を求める権利（Right to correct）」 ー 不正確な個人情報の訂正を求める権利。
・「販売または共有のオプトアウト権（Right to opt-out of sale or sharing）」 ー 利用者の個人情報の「販売」または「共有」を行わないよう当方に指示する権利。（当事務所は現在、CCPA／CPRA上の定義に該当する形で個人情報の販売又は共有を行っていません。）
・「センシティブな個人情報の利用・開示の制限を求める権利（Right to limit use and disclosure of sensitive personal information）」 ー 当事務所が法令上の「センシティブな個人情報」に該当する情報を取扱う場合、その利用および開示の制限を求める権利。
・「差別を受けない権利（Right to non-discrimination）」 ー CCPA／CPRAに基づく権利を行使したことを理由として、不利益な取扱いを受けない権利。
これらの権利を行使する場合、または代理人に権利行使を委任する場合は、本プライバシーポリシー第３条記載の連絡先までご連絡ください。当事務所は、適用法令に従い、利用者又は代理人からのご請求内容を確認し、必要な本人確認手続を行います。
１４．個人情報の保存期間
当事務所は、個人情報を、その取得時に示した利用目的の達成に必要な期間、ならびに法令上・規制上・会計上・報告上の要請を満たすために必要な期間に限って保存します。
具体的な保存期間は、次のような要素を総合的に考慮して決定されます。
・情報の性質および機微性
・不正利用または漏えいが生じた場合に想定されるリスクの程度
・当事務所が当該情報を取扱う目的の内容
・専門家としての記録保存義務、税務・商法上の保存義務、法的請求権に関する時効期間等、適用される法令・規制上の保存義務
利用目的の達成等のために個人情報を保存する必要がなくなった場合には、法令上より長期間の保存が義務付けられている場合を除き、当事務所は、当該個人情報を安全な方法により削除し、又は匿名化します。
１５．安全管理措置
当事務所は、個人情報の偶発的または不正な破壊、紛失、改ざん、漏えい、または不正アクセスから保護するため、適切な技術的・組織的安全管理措置を講じています。これには、次のような措置が含まれます。
・アクセス制御および認証手続の実施
・適切な範囲での暗号化や安全なネットワークの利用
・システムの定期的な監視およびテスト
・社内規程の整備、従業員等に対する教育・研修および守秘義務の徹底
もっとも、インターネットを経由した通信や電子的な保存方法はいずれも完全に安全であるとはいえないため、当事務所は、絶対的な安全性を保証することはできません。
１６．児童および被扶養家族のプライバシー
本ウェブサイトおよび当事務所のサービスは、主として成人（企業の代表者・管理者、または親権者・法定代理人の方など）を対象としており、16歳未満の児童に対して直接サービスを提供することを意図していません。
ただし、在留資格・ビザ申請手続を提供する過程において、16歳未満の児童を含む未成年の被扶養家族の個人情報を取り扱う場合があります。これは以下の条件を満たす場合に限られます。
・当事務所の依頼者が当該児童の親権者または法定代理人であること
・親権者または法定代理人が、ビザや在留手続その他関連手続のために、児童の個人情報を当事務所に提供すること
そのような場合、当事務所は以下の方針に基づき取り扱います。
・児童の年齢や理解の程度に応じて、当事務所による個人情報の取扱いについて説明する責任は、親権者または法定代理人が負うことを前提とします。
・児童の個人情報は、親権者または法定代理人から依頼を受けた在留資格関連サービスの提供に必要な範囲、または法令により要求される範囲に限って利用します。
・児童の個人情報を、ダイレクトマーケティングその他児童本人を対象とするサービス提供のために利用することはありません。
万一、親権者または法定代理人の関与なく、適用される法令に反して児童から直接個人情報を取得していたことが判明した場合、当事務所は適切な方法により当該情報の削除、または必要な許諾の取得を行います。
１７．本プライバシーポリシーの変更
当事務所は、実務の変更、適用法令の改正または当事務所のサービス内容の変更等を反映するため、本プライバシーポリシーを適宜改訂することがあります。
重要な変更を行った場合には、本ページ冒頭に最新の改訂日を明示するとともに、必要に応じて、本ウェブサイト上のバナー表示や個別の通知等により、追加のご案内を行うことがあります。
利用者におかれては、当事務所による個人情報の取扱いについて最新の状況を把握していただくため、本プライバシーポリシーを定期的にご確認いただくことをお勧めします。